How to Print in Excel || Excel में Print करना सीखें ||

Excel एक बहुत ही बेहतरीन और Useful सॉफ्टवेयर हैं जोकि काफी पोपुलर भी हैं मगर Excel में सबसे ज्यादा Problem प्रिंटिग के दौरान होती हैं क्योंकि इसमें MS word की तरह कोई पेज नही होता इसके बजाय एक शीट होती हैं जिसकी कोई length नही होती और length भी होती हैं तो बहुत ज्यादा, इसलिए लोग अक्सर Excel में Print करते समय चकरा जाते हैं और बुरी तरह परेशान हो जाते हैं।

इस पोस्ट अंग्रेजी में पड़ने के लिए यहां क्लीक करें।

 

लेकिन आपको किसी भी प्रकार की परेशानी झेलने की अवाश्यकता नही हैं क्योंकि आज हम आपको बता रहे हैं Excel में एक्सपर्ट की तरह प्रिंट कैसे करें (How to Print in Excel like a pro in Hindi)

 

यहाँ पर आपको Excel में प्रिंट करने से सम्बन्धित सभी महत्वपूर्ण और अवाश्यक जानकारी दी जाएगी साथ ही Excel में Print करने के लिए कुछ Tips, Tricks और Guidelines दी जाएगी।

 

एक्सेल में प्रिंट एरिया सिलेक्ट कैसे करें

यकीन मानिये यहां बताइये गई Tips and Tricks के द्वारा आप आसाानी से Excel में किसी एक्सपर्ट की तरह प्रिंट करेंगे।

 

मगर सबसे पहले जान लेते हैं की एक्सेल क्या हैं ?

 

एक्सेल क्या हैं (What is Excel In Hindi)

 

एक्सेल Microsoft के द्वारा बनाया गया एक Spreadsheet Program हैं जिसके अंतगर्त आप आंकडों को Tabulate Format में खोल, देख, एडिट, क्रीएट या साझा कर सकते हैं।

 

क्योंकि एक्सेल को माइक्रोसॉफ्ट के द्वारा बनाया गया हैं इसलिए कुछ लोग इसे MS Excel भी कहते हैं मगर आपको नामों से कन्फ्यूज होने की अवाश्यकता नही हैं क्योंकि Microsoft Excel, MS Excel और Excel एक ही Software के नाम हैं।

 

एक्सेल स्प्रीडशीट को कैसे प्रिंट करें (How to Print Excel spreadsheet in Hindi)

 

जो लोग Excel में बिल्कुल नए हैं हम उन्हे बेसिक से सीखाते हुए बिल्कुल Advance Level पर ले जाएगे अगर आप Starters हैं तो आपको शुरूआत में कुछ जरूरी बातों का भी ध्यान रखना पडेगा।

 

Excel Spreadsheet को प्रिंट करने के लिए आपको नीचे दिए गए बिंदुओं को ध्यान में रखना चाहिये।

 

1. सबसे पहले अपनी वर्कशीट (Worksheet) में File पर क्लिक करें इसके बाद प्रिंट या Ctrl + P को दवाएं, Ctrl + P प्रेस करने के बाद आप Print Preview Window में पहुच जाएगे।

 

2. कॉपी Box में कॉपी की संख्या डालें, जितनी Copies आप प्राप्त करना चहाते हैं उतनी ही कॉपीस की संख्या डालें।

 

3. प्रिंटर के Under उस Printer का चयन करें जिसको आप इस्तेमाल कर रहे हैं।

 

4. Settings के अतंगर्त Specify करें की आप क्या प्रिंट कर रहे हैं जैसे: - पेज मार्जिन, Orientation साइज और पेपर वगहरा आदि।

 

5. इसके बाद प्रिंट बटन पर क्लिक करें।

 

चुनें की आप क्या प्रिंट करना चहाते (Choose what to Print in Hindi)

 

इस भाग में हम आपको बताएगे की आप Excel को किस तरह बता सकते हैं की आपको किस Data और Objects को Printout करना हैं। इसके लिए आपको Settings के अंतगर्त Print Active Sheets पर क्लिक करना हैं इसके बाद आपके सामने बहुत सारे Option दिखेगे जिनके बारे में हम आपको थोड़ा विस्तार से बताते हैं।

 

1. Print Section/Range

 अगर आपको किसी रेंज की खास सेल्स को ही प्रिंट करना हैं तो उसे शीट पर हाइलाइट करना पडेगा फिर इसके बाद Print Selection का चयन करना पडेगा। यदि आपको Non-Adjacent Cells को सिलेक्ट करना हैं तो सिलेक्ट करते समय Ctrl को दवाए रखें।

 

2. Print Entire Workbook

बर्कवुक की सभी Sheets को प्रिंट करने के लिए Print Active Sheets के अंतगर्त आने वाले इस ऑप्शन Print Entire Workbook का इस्तेमाल किया जाता हैं।

 

3. प्रिंट एक्ससेल टेबल (Print Excel table)

Excel table को Print out करने के लिए सबसे पहले टेबल की किसी भी Cell पर क्लिक कर दिजिए इसके बाद Print Selected Table का चयन करिये मगर ध्यान रहे ये Option तभी Show होगा जब टेबल या उसका कोई भाग सिलेक्ट होगा।

 

एक ही रेंज को मल्टीपल्स शीट्स में कैसे प्रिंट करें (How to Print the same range in multiple sheets in Hindi)

 

कई बार हमें Identically Structured Worksheets जैसे- Invoices या सेल्स रिपोर्ट पर काम करते समय एक ही रेंज को सभी शीटों पर प्रिंट करना होता हैं। इसी स्थिति में कुछ लोग घबरा जाते हैं और जल्दी और आसानी से होने वाले काम को थोड़ा पेचिदा और लम्बा कर देते हैं इसलिए यहाँ हमने एक ही रेंज को सभी शीट्स पर प्रिंट करने का सबसे तेज तरीका बताया हैं।

 

1. सबसे पहले आपकी पहली शीट को खेलना हैं इसके बाद उस रेंज (Range) को सिलेक्ट करिये जिसको आप प्रिंट करना चहाते हैं।

 

2. इसके बाद Ctrl key होल्डिंग करते हुए Other Sheet Tabs को Print के लिए क्लिक करें, Adjacent Sheets को करिये, फस्ट टैब शीट पर क्लिक करिये, Shift Key को होल्ड करें और Last Sheet Tab पर क्लिक करें।

 

3. Ctrl + P क्लिक करें और सेटिंग्स के अंतगर्त ड्रॉप डाउन लिस्ट में Print Selection का चयन करें।

 

4. और अंत में Print Button पर क्लिक करें।

 

खास Tip: - अगर आप चहाते हैं की आपने जो डेटा एक्ससेल में डाला हैं उसको वो सही से प्रिंट करें तो Preview Section के नीचे Pages की संख्या चेक करें। अगर अपने एक रेंज को per sheet के हिसाब से सिलेक्ट किया हुआ हैं तो पेजों की संख्या selected sheets की संख्या से match होनी चाहिये।

 

अगर दो या अधिक रेंज सिलेक्टेड हैं तो प्रत्येक अलग पेजों पर प्रिंट होगी इसके अनुसार आप शीट्स की संख्या को Ranges की संख्या से Multiply कर सकते हैं।

 

Full Control के लिए Right and Left Arrows को हर प्रिंट होने वाले Page Preview के माध्यम से ले जाएं।

 

खास Tip: - अलग - अलग Sheets में प्रिंट Area सेट करने के लिए आप Print Area Macros का इस्तेमाल कर सकते हैं।

 

एक्ससेल स्प्रीडशीट को एक पेज पर कैसे प्रिंट करें (How to Print Excel spreadsheet on one page in Hindi)

 

डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल अपने वास्तविक आकार में शीट प्रिंट करता हैं। तो आपकी Worksheet जितनी बड़ी होगी, उतने अधिक Page होंगे। एक Page पर एक एक्सेल शीट प्रिंट करने के लिए, निम्न स्केलिंग विकल्पों में से एक चुनें, जो Settings सेक्शन में Print Preview window में आते हैं।

 

1. फिट शीट ऑन वन पेज (Fit Sheet on One Page): - यह Option शीट को सुकोड देता हैं जिससे वह एक ही पेज पर फिट हो जाती हैं।

 

2. फिट ऑल कॉलम ऑन वन पेज (Fit All Columns on One Page): - इस विकल्प के द्वारा आप सभी columns को एक पेज पर ही प्रिंट कर सकते हैं लेकिन शायद rows कई पेजों में विभाजित हो सकती हैं।

 

3. फिट ऑल रोस ऑन वन पेज (Fit All Rows on One Page): - इससे आप सभी Rows को एक ही पेज पर प्रिंट कर सकते हैं मगर कॉलम कई पेजों तक विस्तारित हो सकते हैं।

 

4. स्केलिंग हटाने के लिए, विकल्पों की सूची में No स्केलिंग चुनें।

 

देखिये एक पेज पर प्रिंट करते समय आपको थोड़ी सावधानी बरतने की जरूरत हैं क्योंकि बडी शीट पर आपका Printout पढ़ने में आसुविधाजनक हो सकता हैं।

 

यह जांचने के लिए कि असल में स्केलिंग का कितना उपयोग किया जाएगा, कस्टम स्केलिंग ऑप्शन्स पर क्लिक करें। इससे आपके सामने पेज सेटअप Dialog Box खुल जाएगा जहाँ आप Adjust box में नम्बरों को देख सकते हैं।

 

यदि Adjust To Number कम हैं तो प्रिंट की गई कॉपी पढ़ने में आसान नही होगी इस स्थिति में नीचे दिये गये Adjustments आपके लिए उपयोगी हो सकते हैं।

 

1. चेंज पेज ऑरिएंटेशन (Change Page Orientation): - जिन डिफ़ॉल्ट पोर्ट्रेट ओरिएंटेशन वर्कशीट के लिए अच्छी तरह से काम करता हैं उनमें कॉलम की तुलना में अधिक पंक्तियाँ हैं। यदि आपकी शीट में पंक्तियों की तुलना में अधिक कॉलम हैं, तो लैंडस्केप के लिए पेज ओरिएंटेशन बदलें।

 

2. एडजस्ट मार्जिन (Adjust Margins): - Margins जितनी ज्यादा छोटी होगी डेटा के लिए उतनी ही ज्यादा जगह उपलब्ध होगी।

 

3. स्पेशिफाई द नम्बर ऑफ पेजेस (Specify The Number of Pages): - एक पूर्वानिर्धारित Excel Spreadsheet की पेजों की संख्या को प्रिंट करने के लिए Page Setup Dialog के Page Tab के Scaling के अंतगर्त फिट टू बॉक्स (विस्तृत और लंबा) दोनों में पृष्ठों की संख्या दर्ज करें।

 

प्रिंट टू फाइल: - Output को बाद में इस्तेमाल के लिए कैसे सेव करें।

 

Excel के इस Feature को बहुत कम लोग जानते हैं और अधिकतर तो शायद ही कभी इसका इस्तेमाल करते हों, मगर ये Feature काफी हैंल्पफुल हैं यह ऑप्शन File को Printer पर भेजने के बजाय उसको सेव कर लेता हैं।

 

लेकिन आपके दिमाग में ये सवाल कौंध रहा होगा की प्रिंट टू फाइल Option को क्यो Use करें तो इसका सीधा सा जबाव हैं जब भी आपको प्रिंट की गई डॉक्यूमेंट की जरूरत पडेगी उस स्थिति में यह आपका काफी समय बचा सकता हैं।

 

इसमें होता क्या हैं की आप एक बार प्रिंट सेटिंग्स (मार्जिन, ओरिएंटेशन, पेज ब्रेक आदि) को कॉन्फ़िगर करते हैं और आउटपुट को एक - PDF दस्तावेज़ में सहेजते हैं। अगली बार जब आपको एक हार्ड कॉपी की आवश्यकता पडे, तो आप उस .pdf फ़ाइल को खोलें और प्रिंट को हिट कर दें।

 

चलिये अब जानते हैं की इस ऑप्शन को कैसे इस्तेमाल करें ?

 

1. पेज लेआउट टैब पर, आवश्यक प्रिंट सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें और Ctrl + P दबाएं।

 

2. Print Preview Window में प्रिंटर ड्रॉप-डाउन सूची खोलें, और प्रिंट टू फाइल का चयन करें।

 

3. प्रिंट बटन पर क्लिक करें।

 

4. उस जगह का चयन करें जहाँ आपको फाइल सेव कर के रखनी हैं।

 

एक्सेल में प्रिंट प्रिव्यू कैसे देखें (How to Print preview in Excel in Hindi)

 

एक्सेल में किसी डॉक्यूमेंट को प्रिंट करने से पहले उसका प्रिव्यू देखना एक अच्छी आदत हैं इससे आप फाइल में हुई गलतियों को सुधार सकते हैं यहाँ हम आपको एक्सेल में प्रिंट प्रिव्यू देखने के कुछ आसान तरीके बता रहे हैं: -

 

1. फ़ाइल> प्रिंट पर क्लिक करें।

 

2. प्रिंट पूर्वावलोकन शॉर्टकट Ctrl + P या Ctrl + F2 दबाएं।

 

Excel का Print Preview काफी उपयोगी होता हैं इसके द्वारा आप अपने पेपर, इंक और Nerves को बचा सकते हैं। इस ऑप्शन के द्वारा ना केवल आपको यह पता चलता हैं की Worksheets पेपर पर कैसी दिखेगी बल्कि आप वर्कशीट में Preview Window से ही कई बदलाव कर सकते हैं।

 

एक्सेल के प्रिंट विकल्प और उनके फिचर्स (Excel Print Options and Features in Hindi)

 

सबसे ज्यादा इस्तेमाल की जाने वाली सेटिंग्स Print Preview Window में हैं मगर एक्सेल रिबन के पेज लेआउट टैब पर और भी अधिक विकल्प दिए गए हैं।

 

पेज मार्जिन और पेपर साइज़ को कॉन्फ़िगर करने के अलावा, आप यहां पेज ब्रेक को सम्मिलित और हटा सकते हैं, प्रिंट एरिया सेट कर सकते हैं, ग्रिडलाइन को छिपा सकते हैं और दिखा भी सकते हैं, प्रत्येक Printed पेज पर दोहराने के लिए पंक्तियों और कॉलमों को निर्दिष्ट कर सकते हैं, और इसके दूसरे कुछ कामों को भी कर सकते हैं।

 

Advance Options जिसके लिए रिबन पर कोई स्पेस नहीं हैं, पृष्ठ सेटअप संवाद बॉक्स में उपलब्ध हैं। इसे खोलने के लिए, पेज लेआउट ग्रूप में पेज सेटअप समूह में Dialog Launcher पर क्लिक करें।

 

Page Setup dialog box को Print Preview Window से भी ऑपन किया जा सकता हैं। अगर आप पेज सेटअप Dialog Box को Print Preview Window से खोलते हैं तो इस स्थिति में कुछ ऑप्शन जैसे- Print Area या Rows डिसएवल हो सकते हैं।

 

अगर आप नही चहाते की ये Features डिसएवल हो तो इन्हे Page Setup Dialog को Page Layout Tab से ही खोलें।

 

एक्सेल प्रिंट एरिया (Excel Print area in Hindi)

 

अगर आपको spreadsheet के पुरे Data को प्रिंट नही करना और आप सिर्फ उसके किसी Specific एरिये को ही प्रिंट करना चहाते हैं तो हम यहाँ आपको बता रहे हैं की आप किस तरह ऐसा कर सकते हैं।

 

1. एक या अधिक Ranges को सिलेक्ट करें जो आप प्रिंट करना चहाते हैं।

 

2. पेज लेआउट टैब पर, पेज सेटअप ग्रुप में, प्रिंट एरिया पर क्लिक करें > प्रिंट एरिया सेट करें।

 

दोस्तों आशा करते है की आपको MS Excel में प्रिंट कैसे करें, के बारें में समस्त जानकारी प्राप्त हो गयी होगी और अब आपको इस लेख को पढ़ने के बाद कही भी भटकने की जरूरत नहीं है। आप अपने सवाल हमें कमेंट के माध्यम से पूछ सकते है। हम आपकी सहायता जरुर करेंगे।

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• MS Excel में Home Tab,  Insert Tab,  Page Layout Tab की पूरी जानकारी, हिंदी में।
• MS Word में Home Tab,  Insert Tab,  Page Layout Tab की पूरी जानकारी, हिंदी में।
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