Mail Merge Uses in Word - वर्ड में मेल मर्ज का इस्तेमाल हिंदी में जानिए

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हैलो दोस्तों ! इस आर्टिकल में हम एम एस वर्ड के एक महत्वपूर्ण फीचर के बारे में बात कर रहे हैं जो है तो बहुत सुविधाजनक मगर ज्यादातर लोगों को उसके बारे में पूरी जानकारी नही होती जिसके चलते वो आसान और कम समय में होने वाले काम को भी लम्बा और पेचिदा कर देते हैं।

 

जैसा की आपको इस पोस्ट की टाइटल से पता चल गया होगा यहाँ हम मेल मर्ज (Mail Merge in Hindi) की बात कर रहे हैं।

 

इस लेख में मेल मर्ज से रीलेटेड सभी महत्वपूर्ण पहलूओं को छूने का प्रयास किया गया है जैसे मेल मर्ज क्या है (What is Mail Merge in Hindi) और मेल मर्ज का इस्तेमाल कैसे करें (How to use Mail Merge in Hindi)

 

तो आइये अपने लेख को बिना देरी किये शुरू करते हैं और जानते हैं मेल मर्ज क्या है (What is Mail Merge in Hindi)

 

मेल मर्ज क्या है (What is Mail Merge in Hindi)

Mail Merge एक प्रकार की सुविधा या फीचर होता है जो ज्यादातर Data Processing Applications में मिल जाता है।

 

इस फीचर का Main Work एक साथ कई लोगो को एक ही प्रकार का मेल करना होता है।

 

इस फीचर का Use करने के लिए सर्वप्रथम डॉक्यूमेंट को ऐसे डेटावेस के साथ जोड़ा जाता है जिसमें मेल प्राप्त करने वाले लोगों की जानकारी होती है।

 

जैसे- उनका नाम, पता और दूसरी कुछ जरूरी जानकियां।

 

तो आइये अब जानते हैं मेल मर्ज कैसे काम करता है (How to work Mail Merge in Hindi)

 

मेल मर्ज कैसे काम करता है (How to Work Mail Merge in Hindi)

सामान्य परिस्थिति में अगर आपको एक ही तरह के मेल (Mail) को कई लोगो को सेंड करना है तो आप क्या करेगे ? जाहिर सी बात है ज्यादातर लोग उस मेल को कॉपी पेस्ट करेगे और उनमें विभिन्न व्यक्तियों की जानकारी को जोड़ेगे जैसे- नाम, पता, नम्बर वगहरा वगहरा

 

मगर इस तरह सभी को मेल करने से वक्त की काफी बर्वादी होगी साथ ही Frustration के कारण गलती होने का डर भी रहेगा।

 

इस हालत में आप एक ऐसे डेटाबेस को Create कर सकते हैं जिसमें प्रत्र भेजने वालों की सभी जरूरी जानकारी जैसे उसका नाम, पता इत्यादि हो।

 

इस तरह का डेटाबेस की फाइले ज्यादातर समय एक्सेल फाइल होती है।

 

सबसे पहले आपको तैयार किये गये डेटाबेस को अपने Letter डॉक्यूमेंट के साथ जोड़ना होता है।

फिर इसके बाद डेटावेस के Fields को इस Letter में Insert करना पड़ता है।

 

इतना करने के बाद Mail merge आपके डाटाबेस के रीकॉर्ड के अनुसार कॉपीयां बनाता है जिसमें नाम, पता और दूसरी जानकारी होती है।

 

यदि आपको सब्सक्राइबर्स और कस्‍टमर्स को एक ही प्रकार का मेल भेजना है तो इस स्थिति में मेल मर्ज आपके लिए काफी मददगार हो सकता है।

 

मेल मर्ज के फायदे (Benefits of Mail Merging in Hindi)

1. लेटर को एडिट करना आसान होता है

2. यह सबसे सस्ता तरीका है इसके द्वारा किसी भी पत्र को कुछ ही समय में हजारों लोगों तक आसानी से पहुँचाया जा सकता है।

3. किफायती है

4. पेचिदा और लम्बा खिचने वाला काम आसानी से और जल्दी हो जाता है

5. एक लेटर को बडी संख्या में लोगो को भेजना आसान हो जाता है

6. हर व्यक्ति को अलग से लेटर टाइप कर के भेजने की जरूरत पडती है।

 

मेल मर्ज के तीन भाग होते है।

1. मुख्य दस्तावेज (Main Document): -

इसको उच्च दस्ता भी कहा जाता है। इसका काम मर्ज को निर्देश देना होता है और इसमें साधारण टेक्स्ट के साथ फील्ड नाम भी आते है।

 

2. फील्ड नाम (Field Name): -

यदि हम किसी भी लैटर या पत्र में किसी भी प्रकार का कोई बदलाव करते है तो इसका काम बदली जाने वाली सूचनाओं को एकत्रित करना होता है।

 

3. डाटा का स्त्रोत (Source of Data): -

इसका उपयोग मुख्य दस्तावेज की सूचनओं को एकत्रित करने के लिए किया जाता है। इसको डाटा फ़ाइल के नाम से भी जाना जाता है। आप डाटा स्त्रोत में वाक्यों के अलावा इसमें टेक्स्ट और डाटा को भी आसानी से स्टोर कर सकते हो। जिन वाक्यों का आप अधिकतर उपयोग करते हो।

 

मेल मर्ज के उदाहरण (Example of a Mail Merge in Hindi)

कई बार आपको सभी लोगों को एक ही प्रकार के Mail भेजने पड सकते हैं मगर उनमे सभी कस्टूमर्स की अलग अलग डीटेल्स डालनी पड़ती है इस स्थिति में मेल मर्ज मदददार साबित हो सकता है ।

 

नीचे हम मेल मर्ज के लिए एक Letter का ऊदाहरण दे रहे है ।

 

Hi (Name)

Thank you for purchasing (Your product or mailing list) we are very glad to see you here.

Here is your login Information!

your email address (Put email address here)

Your username (Put username)

your password (Put password here)

 

Regards,  

(your company name)

 

तो जैसा की आप इस उदाहरण में देख सकते हैं ब्रेकेट में जो इनफॉर्मेशन दी गई है उनमें हर बार अलग व्यक्ति की इनर्मोशन डालनी होगी।

 

मेल मर्ज में अपनी मेलिंग लिस्ट कैसे बनाए (How to create list in Mail Merge in Hindi)

 

Create Your Mailing List in Mail Merge in Hindi :> देखिये Mailing list आपके डेटा का सोर्स होती है ये एक एक्सेल स्प्रीडशीट से लेकर कोई भी दूसरी डॉक्यूमेंट हो सकती है।

 

इसलिए पहले चर्ण में आपको लिस्ट तैयार करना चाहिये । इसमें मेल भेजने वाले व्यक्ति की डीटेल्स होती है।

 

इस डेटावेस के रीकॉर्ड को ही Letters में इम्पोर्ट करना होता है । यदि आपने पहले लिस्ट तैयार नही की हैं तो आप मेल मर्जिंग करते समय भी इनको बना सकते हैं।

 

मेल मर्ज प्रोसेस को शुरू करने से पहले रीकॉर्ड्स को डेटा वेस में भरा जाता है । तो अब आपने लिस्ट बना ली होगी तो आइये अब जानते हैं How to work Mail Merge in Hindi?

 

मेल मर्ज कैसे करें (How to work Mail Merge in Hindi)

तो आइये दोस्तों अब हम आपको Step by step बताएगे मेल मर्ज कैसे करें (How to work Mail Merge in Hindi)

 

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मेल मर्ज विजार्ड शुरू करें

सर्वप्रथम आप वर्ड फाइल में अपना Letter लिख लिजिए यदि आप लेटर को पहले ही लिख चुके हैं तो सिर्फ उस फाइल को ओपन करिये।

 

इसके बाद आपको Mailings Tab दिख रहा होगा उसमें आपको Start Mail Merge नामक कमांड में क्लिक करना है।

 

इसके तुरंत बाद आपके सामने ड्रॉप डाउन मैन्यू खुलेगा उसमें आपको Step by Step Mail Merge Wizard पर क्लिक कर देना है।

 

Step by Step Mail Merge Wizard पर क्लिक करने के बाद Mail Merge Wizard आपका जो वर्ड डॉक्यूमेंट है उसके बायं तरफ (Right side) में शुरू होगी।

 

अब आपको सिर्फ 6 स्टेप्स को सफलता पूर्वक पूरा करना होगा । चलिये इनको एक Example के द्वारा समझने का प्रयास करते हैं।

 

स्टेप 1. डॉक्यूमेंट का प्रकार चुनें (Choose document type)

पहले स्टेप में सर्वप्रथम आपको ये तय करना होगा की आप किस प्रकार के डॉक्यूमेंट को क्रीट करना चहाते हैं For example आप Letters का चुनाव कर सकते हैं।

 

अपना डॉक्यूमेटं प्रकार सिलेक्ट करने के बाद Starting document पर Click कर दें

 

स्टेप 2. डिक्यूमेंट सिलेक्ट करें (Select your document)

अब दूसरी विंडो जो आपके सामने खुलेगी उसमें आपको अपने तैयार डॉक्यूमेटं को सिलेक्ट करना है, हमारे मामले में हमने पहले ही लेटर को तैयार कर लिया है तो हमें Use the current document सिलेक्ट कर के Next: Select recipients पर क्लिक करना है।

 

स्टेप 3. एड्रेस लिस्ट सिलेक्ट करें (Select your Address List)

तीसरे चरण में आपको एक एड्रेस लिस्ट की भी जरूरत पडेगी ताकि वर्ड आपके द्वारा दी गई लिस्ट से खुद ब खुद डॉक्यूमेंट में एड्रेस जोड़ सके।

 

अगर किसी कारण आपने अपनी डाटाबेस फाइल नही बनाई है तो प्रदर्शित हो रही विंडो में Type a New List पर क्लिक कर सकते हैं।

 

यदि आपकी लिस्ट पहले से तैयार है तो Use an Existing List वाले ऑप्शन को सिलेक्ट कर सकते हैं । Use an Existing के नीचे आपको एस ब्राउज का बटन दिखेगा उस पर क्लिक कर के आप अपनी तैयार फाइल को सिलेक्ट कर सकते हैं । फाइल को ढूढ़िये और ओपन पर क्लिक कर दिजिए

 

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यदि आपने Address list को Excel वर्कबुक में तैयार किया है तो उसको क्लिक कर के Ok पर क्लिक कर दिजिए।

 

अब आपके सामने Mail Merge Recipients डाइलॉग बॉक्‍स खुलेगा उसमें डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी रिसिपिएंट सिलेक्‍ट होगे आप किस Recipients को शामिल करना चहाते हैं वो दिये गये बॉक्स में Check या Uncheck कर नियंत्रित कर सकते हैं।

 

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अब अगले स्टेप पर पहुचने के लिए Next: Write Your Letter पर क्लिक कर दिजिए।

 

स्टेप 4. प्राप्तकर्ता का डाटा जोड़ें

अब आपने जो लेटर लिख लिया है तो इसको प्रिंट करना होगा, प्रिंट होने के दौरान मूल पत्र समान ही रहेगा मगर प्राप्तकर्ता का जो डेटा है वो अलग अलग रहेगा जैसे उनका नाम और पता।

 

यदि आपको प्राप्तकर्ता का डाटा एड करना है तो इसके लिए कर्सर को उस जगह पर ले जाए जहाँ आप डॉक्यूमेंट में उस जानकारी को एड करना चहाते हैं।

 

इसके बाद आपके सामने विंडो में चार प्लेसहोल्डर दिखेगे जोकि निम्नलिखित होगे :-

1. Address block,

2. Greeting line,

3. Electronic postage,

4. More items

 

चारों विक्लपों में से हम More Items को चुनते हैं।

आपने जो सिलेक्शन किया है उसी के मुताबिक , एक डायलॉग बॉक्स अलग अलग Options के साथ दिखेगा।

 

आपको जिस ऑप्शन की अवाश्यकता है उसको सिलेक्ट कर के Ok पर क्लिक कर दिजिए।

 

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Finally, आपने जहाँ पर पहले कर्सर रखा था वहा आपको एक प्लेसहोल्डर दिखेगा for example («usename») कुछ ऐसा।

 

इस स्टेप को आपको उन सभी जगह कर्सर ले जाकर दोहाराना है जहा पर आपको डेटा रीकॉर्ड की जानकारी चाहिये।

 

इन Steps को पूरा करने के बाद अगले स्टेप तक पहुचने के लिए Next: Preview Your Letters पर Click कर दिजिए।

 

स्टेप 5. लेटर को प्रिव्यू करिये (Preview Your Letter)

प्राप्तकर्ता को लेटर भेजने से पहले एक बार उसका Preview जरूर कर लें ताकि ये पक्का हो जाए की आप जो लेटर भेज रहेे हैं उस पर Information सही से Show हो रही है।

 

Information देखने के लिए आप Left या Right स्क्रोल एरो का इस्तेमाल कर सकते हैं।

 

Finally, आपको Next: Complete the Merge पर क्लिक कर देना है।

 

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अब आप Print पर क्लिक करके सभी या सिलेक्‍ट किए गए लेटर्स को प्रिंट कर सकते हैं या Edit Individual letters ऑप्‍शन पर क्लिक कर के आप सभी लेटर्स को अलग-अलग देख भी सकते हैं।

 

स्टेप 6. प्रिंट करें (Printing)

अब आखिर में आप सभी लेटर्स को प्रिंट कर सकते हैं या फिर कुछ लेटर्स को सिलेक्ट कर उन्हे प्रिंट कर सकते हैं।

इसमें दूसरा ऑप्शन Edit Individual Letters का होता है । इससे आप Letters को अलग अलग देख सकते हैं।

 

सारांश

So, Friends इस छोटे से आर्टिकल में हमने आपको मेल मर्ज से सम्बन्धित सभी महत्वपूर्ण जानकारी को विस्तार से दिया साथ ही आपको ये भी बताया की मेल मर्ज कैसे करें (How to Work Mail Merge in Hindi)

हमें पूरी उम्मीद है की ये आर्टिकल आपके लिए हेल्पफुल साबित हुआ होगा अगर आप हमसे कोई सवाल पूछना चहाते हैं तो कमेंट कर सकते हैं।

अगर आप भविष्य में भी इसी तरह की ज्ञानवर्धक पोस्ट पढ़ना चहाते हैं तो हमारे ब्लॉग से जुड़े रहे।


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